⚖️💸Billable Hours
11 do’s and dont’s de la facturación legal y modelos con guías para clientes
Buenos días. Sigue la lluvia. Siento que ha llovido todo el mes de febrero. Se reportó que se emitieron advertencias de inundaciones para más de 20 municipios de la Isla. De hecho, mi oficina está en Galería San Patricio y cuando vi que Ada Monzón subió el video con las inundaciones, me dije: “Supongo que el lunes trabajo remoto”.
Covid-19 Update (final): Hace dos semanas anuncié que arrojé positivo a Covid-19. Ya estamos fuera de aislamiento y dando negativo de nuevo. Mi familia no se contagió y como dice Bad Bunny: estamos bien. La verdad: no se tomen el Covid-19 a broma. Los síntomas son reales y el impacto que tiene en tu familia es tal vez el reto más grande. Cuídense.
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Aunque esta edición no incluye resúmenes de decisiones del Tribunal Supremo de Puerto Rico (porque esta semana no hubo decisiones nuevas), confiamos en que llenaremos sus expectativas. Así que no sean tímidas o tímidos. Compartan el Resumen Supremo con sus clientes y colegas.
Facturación Legal
El cuco de la profesión. El terror de los clientes. La razón por la cual muchos y muchas profesionales dejan la práctica o se van in house. La razón por la cual el departamento de administración o contabilidad de tu bufete suele ser el lugar donde más litigas mes tras mes.
Pues, el 7 de enero de 2022, el Tribunal de Apelaciones de Estados Unidos para el Primer Circuito (“Primer Circuito”) publicó una opinión sobre la concesión de honorarios de abogado en un caso federal de discrimen y represalias en el empleo bajo el Título VII de la Ley de Derechos Civiles federal de 1964. El caso es uno en la saga de pleitos presentados por personal de la fiscalía federal bajo alegaciones de discrimen y mal manejo de personal por parte de la exjefa de la fiscalía federal en Puerto Rico, Rosa Emilia Rodríguez Vélez. Se titula Pérez Sosa v. Garland, No. 20-2083.
Nos parece interesante el caso no tan solo por lo que decide específicamente, lo cual resumimos en breve, sino porque nos ofrece algunos do’s and don’ts de la facturación legal. Comencemos.
Resumen Ejecutivo: La abogada del demandante que prevaleció en transacción apeló la determinación del Tribunal de Distrito de Estados Unidos para el Distrito de Puerto Rico (“Tribunal Federal”) de descontar cientos de miles de dólares en honorarios de abogados reclamados. La abogada reclamó $385,043.75, mientras que el Tribunal Federal le concedió $170,331.56, para un descuento de $214,712.19. ¡Ouch!
Pues el Primer Circuito concluyó que el Tribunal Federal abusó de su discreción en 2 de 7 descuentos disputados por la representante legal. Es decir, reiteró que la mayoría de los descuentos fueron un ejercicio válido de discreción judicial.
¿Cuáles son los aspectos de facturación legal que evaluó el Tribunal Federal?
Tiempo en conversaciones transaccionales
Un argumento exitoso de la apelante fue que no le descontaran del pago el tiempo razonablemente dedicado a negociar el acuerdo de transacción. El Primer Circuito concluyó que el tiempo razonable dedicado a esa tarea debe incluirse en el pago de honorarios.
Tiempo dedicado a otros casos o asuntos relacionados
El segundo argumento exitoso de la apelante fue que no le descontaran del pago el tiempo “útil y ordinariamente necesario” dedicado a otros casos o asuntos que estén relacionados con el caso bajo su cargo. Algunos ejemplos ilustran la diferencia:
Se paga: Preparar a un cliente de cara a ofrecer testimonio en un proceso relacionado con el caso bajo su cargo.
No se paga: Sentarse a mirar un juicio entero con la esperanza de obtener alguna información útil.
Tarifas por hora (los rates)
El Primer Circuito concluyó que un rango entre $250 y $300 por hora es razonable para abogados y abogadas experimentadas en el área de San Juan. Al así concluir, rechazó echar a un lado la tarifa de $275 por hora que le concedió el foro inferior. De nuevo, la parte apelante argumentó que una tarifa de $275 por hora era demasiado baja como cuestión de derecho y que debían haberle acreditado los $325 por hora que solicitó.
El Primer Circuito consideró los $275 para trabajo legal “core”. Para trabajo legal “non core”, el Primer Circuito sostuvo la tarifa de $165 por hora. Sigan leyendo para la distinción entre trabajo legal “core” y “non-core”.
Trabajo legal “core” y “non-core”
La apelante argumentó que no debieron aplicarle la distinción entre trabajo legal “core” y “non-core”. Argumentó que esa distinción es “desconocida” en Puerto Rico. El Primer Circuito echó un balde de realidad a ese argumento y sostuvo la distinción tras razonar que el mercado de servicios legales en Puerto Rico no es inmune a las limitaciones del mundo real que existen para abogados y abogadas en otros mercados. Para ilustrar la diferencia, unos ejemplos:
Trabajo “core”: Investigación jurídica, redacción de documentos legales, comparecencias judiciales, negociaciones con la parte adversa, monitorear y cumplir con las órdenes de los tribunales.
Trabajo “non-core”: Redacción de cartas, conversaciones telefónicas, viajes, revisión de documentos, resumen de deposiciones y transcripciones, reuniones con clientes no relacionadas al manejo del caso, recibir y contestar emails y otra correspondencia general, consultas con expertos y terceros, administración del expediente del caso y redacción de documentos legales cotidianos (boilerplate) como formularios de avisos de deposición y otros formularios.
Interludio
Para aquellas de ustedes que llevan más tiempo, ¿recuerdan una trivia en agosto cuando hablamos de los Alternative Legal Services Providers o ALSPs? Pues esta industria precisamente ofrece servicios “non-core” que no son de exclusiva naturaleza legal. Además de estos ejemplos, otros servicios que un ALSP ofrece son investigación de hechos, revisión y producción de documentos electrónicos, consulta y preparación de expertos, presentación e investigación de financing statements, diligencia comercial, diseño contractual, cumplimiento contractual y reglamentario, y otros servicios normalmente asociados con los servicios corporativos y de litigio. La adopción de esta industria y forma de proveer servicios legales provendrá de los clientes, porque como he escuchado: ¿Para qué darle el trabajo a un paralegal, si el cliente lo paga al rate de abogado? Si quieres leer más, accede el post 120 días. Si quieres evaluar opciones: accede aquí (shameless self-plug).
Tareas poco productivas, excesivas e innecesarias
El Primer Circuito concluyó que la reducción de ciertas horas poco productivas fue un ejercicio válido de discreción. Se trata de horas destinadas a mociones frívolas, marginales y superfluas. Incluye trabajo excesivo en preparar la petición de honorarios. Aunque no excluye todas las mociones que no tuvieron éxito, la excepción es ordenar el pago de mociones perdidosas. Así que piensen dos veces antes de destinar tiempo a una moción de sanciones que no tendrá éxito. Mejor aún: no autoricen la tramitación de este tipo de esfuerzos periferales.
Descripciones crípticas y excesivamente vagas
“Familiarizarse con el expediente”. “Revisión de documentos”. “Reunión con cliente”. “Llamada con cliente”. “Legal research”. “Confer with co-counsel”. “Confer with client”. “Review documents”. “Develop work plan”. “Analyze case strategy”. Todos estos son ejemplos de descripciones crípticas y vagas.
El Tribunal Federal descontó 30% del tiempo facturado en descripciones vagas y el Primer Circuito validó ese ejercicio de discreción. En resumen, el Primer Circuito nos dice que la entrada de hora facturable debe contener: (a) la fecha del servicio; (b) el tipo de trabajo realizado; y (c) y la fracción de tiempo dedicada a cada tarea. Es decir, no pueden ser demasiado vagas o generales que hagan de su evaluación un ejercicio de clarividencia. “Those records must be at least minimally illuminating: they need not contain granular details, but they must contain some insight into the work performed”.
Sobrefacturación e ineficiencias
El Primer Circuito reiteró un descuento de 25% a las 525 entradas de 15 minutos (.25 de hora) que sometió la apelante. El Primer Circuito ilustra que la industria legal factura en fragmentos de 6 minutos (.10), no de 15 minutos (.25). Indica que facturar en intervalos de 15 minutos se presta para la sobrefacturación ya que tiende a sobre estimar el tiempo a favor del abogado o abogada en casi todas las instancias. Así que si facturan o si reciben facturas en intervalos de .25 de hora, consideren revisitar las guías de facturación de su oficina, bufete o negocio. Igualmente, la facturación mediante entradas agregadas (block billing; por ejemplo: “8.0 horas: revisión de documentos producidos por parte adversa”) tienden a reflejar facturación inflada.
Balance
La opinión del Primer Circuito es muy ilustrativa. Abarca las principales penurias de la facturación legal desde la perspectiva de los clientes. En su rol de administrar la justicia en casos de violaciones a derechos civiles, el tribunal debe escudriñar las facturas entrada por entrada. Este ejercicio es importante que también lo realicen los clientes en todos sus asuntos. Para ello existen varias herramientas de tecnología. Tanto que hasta existe toda un área de práctica dedicada a eliminar ineficiencias en departamentos legales: Legal Operations.
11 Do’s and Dont’s de la facturación legal, según el Primer Circuito
Facturar con suficiente detalle e incluir la naturaleza del trabajo. (Ej: “Reunión con cliente re preparación para deposición”).
Facturar tareas legales al rate de trabajo legal. Facturar otro trabajo (paralegal, traducciones, secretarial, etc.) al rate paralegal que corresponde.
Facturar en intervalos de 6 minutos (.10 de hora).
Entrar el tiempo de manera contemporánea al servicio (facturar todos los días).
Evitar el “block billing” o la facturación agregada.
Usar un sistema moderno de facturación y/o practice management.
Vencer la tentación de facturar y autorizar tareas sin valor para el cliente (que no adelanta la causa de acción o defensa).
Revisar los rates por hora. Entre $250 y $300 es razonable para profesionales con experiencia.
Implementar y hacer valer guías de facturación. Si quieres un modelo, accede aquí para uno sencillo y aquí para uno más complejo.
Implementar facturación por proyectos o a tasas fijas (fixed fees e igualas).
Integrar proveedores alternativos de servicios legales que añadan valor y eficiencias que los bufetes, por su estructura, no pueden ofrecer.
Eso es todo esta semana. Esperamos nuevas decisiones del TSPR para el próximo resumen. Gracias por leernos y seguirnos. Dale like y comparte el Resumen Supremo.
¿Cuál ha sido tu peor experiencia con la facturación legal? Deja un comment abajo con tu historia.
Espera el próximo Resumen Supremo el martes, 15 de febrero de 2022: Edición del día después de San Valentín 😈
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Escrito por Aníbal J. Núñez.
Imágenes de Giphy.com.
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Este articulo fue muy util. Gracias por escribirlo, ya me suscribi (tarde pero seguro).
Excelente!! Thanks for this!